Indemnité de déplacement pour les collaborateurs qui covoiturent ?

Maintenant que vos collaborateurs retournent au bureau, ils peuvent aussi à nouveau recourir au covoiturage. Ils se rendent ensemble au travail, dans la même voiture. Devez-vous intervenir dans les déplacements domicile – lieu de travail pour chacun d’entre eux ?

Pour vérifier si vous êtes obligé de payer une indemnité de déplacement à votre collaborateur, il faut d’abord aller vérifier les règles mises en place par votre secteur. Chaque secteur prévoit des conditions et montants différents en la matière et le remboursement varie en outre en fonction du mode de transport choisi.

Vous n’êtes pas obligé de vous limiter aux règles sectorielles. Vous pouvez, dans certaines limites, octroyer plus à votre collaborateur, mais jamais moins. Dans cette hypothèse, il sera conseillé de rajouter une mention à votre règlement de travail afin d’éviter toute discrimination.

Imaginez que deux de vos collaborateurs viennent, de leur propre initiative, ensemble sur le lieu de travail. Ils contribuent à réduire le nombre de voitures dans le trafic et économisent du temps et de l’argent vu que leurs frais liés au déplacement vers le lieu de travail vont diminuer de moitié. 

Pour l’indemnité de déplacement à octroyer, il faut d’abord déterminer par quel moyen de transport votre collaborateur se rend sur son lieu de travail. Ensuite, vous devez appliquer les règles en vigueur dans votre secteur ou votre entreprise.

Devez-vous, dans ces circonstances, aussi payer les frais de déplacement au collaborateur qui se fait conduire par un de ses collègues vers le lieu de travail ?

Vous êtes obligé de suivre la même logique que ce qui est prévu ci-dessus. Vous devez donc, dans un premier temps, déterminer par quel moyen de transport vos collaborateurs sont arrivés sur leur lieu de travail. Ensuite, vous devez appliquer les règles en vigueur dans votre secteur ou votre entreprise.

Dans l’exemple précité, le collaborateur qui se fait conduire sur son lieu de travail vient en voiture et vous devrez bien lui payer une indemnité de déplacement complète voiture, peu importe qu’il en paye les frais ou non. Le chauffeur, quant à lui, recevra exactement la même indemnité de déplacement. Pour l’ONSS et le fisc, l’indemnité de déplacement du chauffeur est une indemnité de frais exonérée pour le déplacement effectué. L'indemnité versée par l'employeur au collaborateur qui se fait conduire par un de ses collègues est couverte par l'exonération fiscale pour un montant maximum de 420 euros (année de revenus 2021). Il n’est toutefois pas systématique que le collaborateur ne supporte pas de frais. De ce fait, l’indemnité octroyée ne sera pas toujours exonérée de cotisations ONSS.

Ne manquez pas de vérifier si votre secteur a réglementé spécifiquement le covoiturage. Si tel est le cas, ce sont ces règles-là qui vont devoir être respectées.  

Vous pouvez, au sein de votre entreprise, mettre en place un régime sur le covoiturage, sous la forme d’un « transport collectif organisé ». Pour le régime, chaque véhicule convenant au transport de minimum deux personnes (autocar, autobus, minibus, camionnette, jeep, pick-up, voiture, véhicule à double usage, moto, scooter) peut alors être employé. Vous pouvez également faire appel à une entreprise de transport.

Pour appliquer ce régime, il faut conclure un accord collectif ou individuel avec votre/vos collaborateur(s). Cet accord (qui est généralement incorporé dans un règlement de transport collectif ou de covoiturage) mentionne notamment les conditions de participation, les règles de contrôle ainsi que les règles d’adhésion ou de retrait pour ce transport collectif.

De même, dans le cadre de cette forme de covoiturage, le chauffeur et le(s) passager(s) reçoivent une indemnité pour les déplacements domicile – lieu de travail.

Le guide générique contient quelques règles d’or qui doivent être respectées lors du covoiturage. En cas de covoiturage de la propre initiative des collaborateurs, le nombre de personnes doit rester limité (avec un maximum recommandé de deux par véhicule) et la plus grande distance mutuelle possible doit être respectée. Vos collaborateurs doivent également porter un masque et choisir de préférence un partenaire de covoiturage fixe.

Si vous organisez vous-même le transport collectif, le port d’un masque est également obligatoire, et l’apport d’air frais et une hygiène adéquate doivent être assurés. Le conducteur et les passagers doivent garder un maximum leurs distances et choisir de préférence une position fixe, y compris lorsqu’ils montent et descendent du véhicule.