Verplaatsingsvergoeding voor medewerkers die carpoolen?

Nu je medewerkers terugkeren naar kantoor, kunnen ze ook weer gebruik maken van carpooling. Ze komen samen, met dezelfde auto naar het werk. Moet je voor hen beiden tussenkomen in het woon-werkverkeer?

Om te weten of je verplicht bent om je medewerker een verplaatsingsvergoeding te betalen, moet je eerst de regels nagaan die op jouw sector van toepassing zijn. Elke sector voorziet immers verschillende voorwaarden en bedragen en de terugbetaling is bovendien verschillend naargelang het gekozen vervoermiddel.

Je bent niet verplicht om je te beperken tot de sectorale regeling. Binnen bepaalde grenzen kan je jouw medewerker meer toekennen, maar nooit minder. In dat geval is het wel aangeraden om een bepaling  toe te voegen aan het arbeidsreglement om elke vorm van discriminatie te vermijden.

Stel dat twee medewerkers op eigen initiatief samen naar het werk rijden. Ze dragen hun steentje bij aan het verminderen van het aantal wagens in het verkeer en besparen tijd en geld, aangezien hun kosten voor de verplaatsing naar het werk met de helft verminderen. 

Voor de toe te kennen verplaatsingsvergoeding moet je eerst bepalen met welk vervoermiddel je medewerker naar het werk komt. Daarna pas je de regels toe die voor dat vervoermiddel gelden binnen jouw sector of onderneming.

Moet je in deze omstandigheden ook de verplaatsingskosten betalen aan de medewerker die met een collega meerijdt naar het werk?

Ja, je moet dezelfde logica volgen zoals hierboven  beschreven. In eerste instantie moet je dus bepalen met welk vervoermiddel je medewerkers naar het werk komt. Daarna pas je de regels toe die voor dat vervoermiddel gelden binnen jouw sector of onderneming.

In het hierboven vermelde voorbeeld komt de medewerker die meerijdt (medewerker-passagier) met de wagen naar het werk en dus moet je hem de volledige vergoeding voor verplaatsingen met de wagen betalen, ongeacht of hij de kosten vergoedt aan de chauffeur. De chauffeur krijgt precies dezelfde verplaatsingsvergoeding. Voor de RSZ en de fiscus is de verplaatsingsvergoeding van de chauffeur een vrijgestelde kostenvergoeding voor de gedane verplaatsing. De door de werkgever betaalde vergoeding aan de meerijdende medewerker valt onder de fiscale vrijstelling ten belope van maximum 420 euro (inkomsten 2021). De meerijdende medewerker maakt evenwel niet steeds kosten waardoor de toegekende vergoeding dan niet steeds vrijgesteld zal zijn van RSZ-bijdragen.  

Kijk zeker na of je sector carpooling specifiek geregeld  heeft. Als dat het geval is, moet je die regels naleven.  

Binnen je onderneming kan je ook een regeling rond carpooling uitwerken, onder de vorm van “georganiseerd gemeenschappelijk  vervoer”. Voor de regeling kan dan elk voertuig dat geschikt is voor het vervoer van minimum twee personen (autocar, autobus, minibus, bestelwagen, jeep, pick-up, wagen, auto voor dubbel gebruik, motorfiets, scooter) worden ingezet. Je kan ook beroep doen op een vervoersonderneming. 

Om deze regeling toe te passen, moet je een collectief of individueel akkoord sluiten met jouw medewerkers(s). Dat akkoord (dat doorgaans geïntegreerd wordt in een collectief vervoerreglement of carpoolingreglement) vermeldt onder meer de deelnemingsvoorwaarden, de controleregels en de toe- of uittredingsregels voor dit gemeenschappelijk vervoer.

Ook bij deze vorm van carpoolen, ontvangen de chauffeur en de passagier(s) een woon-werkvergoeding.

De generieke gids bevat enkele vuistregels die tijdens het carpoolen moeten worden gerespecteerd. Bij carpooling op eigen initiatief moet het aantal personen beperkt blijven (met een aanbevolen maximum van twee per voertuig) en moet de grootst mogelijke afstand onderling gerespecteerd worden. Je medewerkers moeten ook een mondmasker dragen, en kiezen best een vaste carpoolpartner.

Organiseer je zelf gemeenschappelijk vervoer, ook dan is het dragen van een mondmasker verplicht, en dient de toevoer van verse lucht en de juiste hygiëne te worden verzekerd. Bestuurder en passagiers moeten zoveel mogelijk afstand van elkaar houden en kiezen best voor een vaste plaats, ook bij het in- en uitstappen.