Je organisatie klaarstomen voor de toekomst doe je met outsourcing

De crisis zet de personeelsdiensten van onze bedrijven zwaar onder druk. Want niet alleen de snelheid waarmee alles verandert, ook de toenemende workload zorgt voor extra uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan:

• de implementatie van thuiswerkvergoedingen;
• het opstellen van policies rond de strikte opvolging van medewerkers die getroffen zijn door covid;
• collega’s die bij de personeelsdienst komen aankloppen met vragen over hun persoonlijke situatie;
• medewerkers die uitvallen;
• ….

In crisistijd is het nòg belangrijker dat iedere collega tijdig z’n loon of uitkering ontvangt. Of het nu over een werkende collega, zieke collega of tijdelijk werkloze collega gaat, maakt niet uit. Gelukkig hebben de meeste personeelsdiensten een correcte en tijdige payroll door de huidige situatie bovenaan de agenda geplaatst.

Helaas worden de personeelsdiensten zelf geconfronteerd met afwezigheden, waardoor de continuïteit van het personeelsbeheer en zelfs van de uitbetaling van de lonen in het gedrang komt. Eén ding is zeker: we zijn nog lang niet van corona verlost. En toch is er geen reden tot paniek. Wend dit momentum aan om de organisatie van je personeelsdienst onder het licht te nemen.

Onderzoek of de organisatie van je personeelsdienst gewapend is tegen de uitdagingen die ons ongetwijfeld nog te wachten staan. Volgende vragen helpen je op weg:

• Kan ik de continuïteit van mijn business waarborgen? Wat doe ik als mijn kritische payrollbeheerders uitvallen?
• Heb ik toegang tot de juiste expertise, tot de meest recente informatie om mijn payroll correct te doen? Beschik ik over de juiste kennis en bronnen?
• Is mijn personeelsdienst wendbaar en flexibel genoeg om snel nieuwe taken op te nemen wanneer de situatie het vraagt? Heb ik de juiste (en voldoende) profielen?

Gebruik de antwoorden op deze vragen om strategische keuzes te maken. Zo kan je als bedrijf investeren in extra resources, tools, digitalisatie en andere profielen. Een ander duurzaam alternatief dat absoluut het overwegen waard is, is outsourcing.

Het outsourcen of uitbesteden van (een deel van) de activiteiten van de personeelsdienst speelt een sleutelrol in het realiseren van de nieuwe uitdagingen voor de personeelsdienst.

Business process outsourcing biedt je:

1. continuïteit: de processen die jij uitbesteedt worden tijdig gerealiseerd conform de gemaakte afspraken en vereisten;
2. processen die legal compliant zijn: je outsourcing-partner volgt wetswijzigingen nauwgezet op, past deze indien nodig toe en geeft advies;
3. toegang tot correcte en up-to-date informatie, gespecialiseerde profielen en expertise;
4. een positief imago als werkgever: de processen die je uitbesteedt worden efficiënt en kwaliteitsvol georganiseerd, wat een positieve invloed op je werknemerstevredenheid heeft;
5. een hoger welzijn: outsourcing staat gelijk aan ontzorging. Door processen uit te besteden krijgen je medewerkers ruimte voor andere belangrijke zaken en kunnen ze zich bijvoorbeeld focussen op de nieuwe rol van de hr-afdelingen, rond de ‘nieuwe manier van werken’ en wellbeing.

Bovendien kan outsourcing ingezet worden door bedrijven van elke omvang én kies je volledig zelf hoeveel (of hoe weinig) je uitbesteedt aan de externe partij.

Behalve tijd bespaar je met outsourcing ook kosten: je hoeft geen nieuwe medewerkers aan te werven en maakt dus geen bijkomende dure loonkosten, je moet geen nieuwe tools en technologieën aanschaffen, je infrastructuur uitbreiden of aanpassen of dure investeringen maken. Je krijgt onmiddellijk toegang tot alles wat je nodig hebt en kan gerust zijn dat je bedrijfsprocessen in ervaren handen liggen.