Als je de terugkeer van je medewerkers naar kantoor wil voorbereiden ...

Volgens de huidige coronamaatregelen blijft telewerk sterk aanbevolen, maar het is toegelaten om thuiswerk af te wisselen met werkdagen op kantoor. Je kan ook een rotatiesysteem voor vaste kantoordagen afspreken, per team of per dienst, om de social distancing te kunnen blijven garanderen, in functie van teammeetings, etc.

Deze hybride vorm van werken kan je op verschillende manieren organiseren:

• Je kan dat regelen binnen het bestaande kader van corona-telewerk – mogelijk maakte je daarover afspraken in uitvoering van CAO nr.149. Die afspraken kunnen blijven gelden zolang telewerk door de overheid als preventiemaatregel aanbevolen blijft en uiterlijk tot 31/12/2021.

• De wetgeving schrijft niet voor dat de terugkeer naar het werk moet worden geregeld via een formele wijziging van het arbeidsreglement. Wil je als werkgever toch enkele afspraken vastleggen in jouw arbeidsreglement, dan geldt de klassieke procedure voor de wijziging van het arbeidsreglement: 15 dagen uithangen en medewerkers moeten tekenen voor ontvangst.

• In de praktijk kan je ervoor opteren een interne communicatie te doen.
  In deze communicatie kan je meegeven welke principes je hanteert m.b.t. hybride werken:
  • welke waarden je als organisatie uitdraagt, ook bij hybride werken
  • een oproep om teams te stimuleren in dialoog te gaan over hoe zij invulling willen geven aan hybride werken: waarvoor naar kantoor/waarvoor niet, waarvoor synchroon/asynchroon samenwerken
  • adviezen/tips en tricks waarvoor het zinvol is om terug te keren naar kantoor
  • Toelichting van de faciliteiten die hybride werken ondersteunen (inrichting gebouwen, tools, …)
  • …

Door het aanbevolen telewerk is het nu hoe dan ook een goed moment om een structureel telewerkbeleid uit te tekenen, als je dat voor de coronapandemie nog niet had. Let wel, als één of meerdere dagen per week thuiswerk blijft en er wordt gebruikgemaakt van communicatietechnologie, dan kunnen je medewerkers structurele thuiswerkers worden en dan is het wettelijk kader van CAO nr. 85 van toepassing. Deze vorm van telewerk moet formeel en verplicht worden opgenomen in een bijlage aan de arbeidsovereenkomst. Je bent dan als werkgever verplicht de nodige apparatuur beschikbaar te stellen, te installeren en te onderhouden. Je moet bovendien de kosten van communicatie en de verbindingen die verband houden met het telewerk betalen.

Kan je als werkgever medewerkers verplichten om één of meerdere dagen terug te komen naar kantoor? Neen. Aangezien telewerk nog altijd sterk aanbevolen blijft, kan de terugkeer naar kantoor op geen enkele manier verplicht (en zeker niet gesanctioneerd) worden. Een medewerker kan persoonlijke redenen hebben om (nog) niet naar kantoor te komen (bv. vaccinatiestatus, kwetsbare gezinsleden …). Het codewoord is: dialoog. Je kan best samen met je medewerkers op zoek gaan naar het optimale kader om een positieve reboarding te faciliteren.

Hoe dan ook ben je als werkgever verplicht de sanitaire maatregelen, zoals de social distancing, te blijven respecteren. De generieke gids is daarbij nog altijd leidend, net als eventuele sectorale protocollen. Het is dus mogelijk dat je sowieso niet alle medewerkers tegelijk op kantoor kan laten werken.

Er geldt (vooralsnog) geen verplichting om zich in België tegen COVID-19 te laten vaccineren, je medewerkers behouden dus de vrijheid om op een vaccinatie-uitnodiging in te gaan of niet. Op basis van de privacywetgeving is het bovendien niet toegelaten dat je als werkgever vaccinatiegegevens van je medewerkers opvraagt, bijhoudt en/of verwerkt.

Je kan en mag dus geen onderscheid maken naargelang de vaccinatiestatus of het al dan niet bezitten van een coronacertificaat van je werknemers. De toegang tot de werkvloer moet te allen tijde een vrije keuze zijn met als voorwaarde dat de regels in de generieke gids rond social distancing gewaarborgd blijven.