Indemnité de frais en cas de télétravail et de travail à domicile : nouvelles règles

Les deux documents indiquent les frais que les employeurs peuvent payer à leurs télétravailleurs. Sur le plan fiscal, il s’agit d'une coordination – et d'une adaptation – de toutes les règles fiscales existantes. La ou les circulaires antérieures ont par conséquent été supprimées ou intégrées. La bonne nouvelle, c’est que le fisc et l’ONSS sont sur la même longueur d’onde et appliqueront les mêmes règles. Mieux encore : s’il existe un doute sur le fait que quelque chose soit considéré comme salaire ou non lors du remboursement des frais ou de la mise à disposition de matériel, c’est la circulaire fiscale qui prime.  Attention : le fisc (ou l’ONSS) n’affirme pas qu’il est obligatoire de payer ces indemnités de frais.

Il s’agit de tous les travailleurs qui travaillent régulièrement et de manière structurelle à domicile. Très concrètement, il s’agit des travailleurs qui travaillent en moyenne (+/-) 8 heures par semaine (un jour de travail) à domicile. Un travailleur qui travaille 2 heures par jour à domicile peut déjà être télétravailleur. Mais il doit bel et bien s’agir de travailleurs qui travaillent de manière structurelle à domicile, et non de travailleurs qui allument occasionnellement leur PC le soir.

1. Frais généraux de bureau

L’employeur peut couvrir les frais généraux de bureau avec une indemnité de frais forfaitaire. Il s’agit des petites fournitures de bureau, des frais de chauffage et/ou d’électricité, de papier pour impression, de boissons, d’entretien, d’assurances, le cas échéant du loyer…

Cette indemnité de frais forfaitaire ne peut pas dépasser 129,48 euros par mois, ou exceptionnellement 144,31 euros par mois pour les mois d’avril, de mai et de juin 2021. À partir de juillet, ce montant est à nouveau de 129,48 euros.

2. Équipements de travail

L’employeur peut donner lui-même un PC, un ordinateur portable et des périphériques au télétravailleur, ou il peut les indemniser séparément si le travailleur les achète par lui-même. Vous pouvez dès lors indemniser au prix réel ou encore sur base forfaitaire.

La circulaire et les instructions intermédiaires définissent ces forfaits :

• 20 euros par mois pour le travailleur qui utilise son ordinateur et ses périphériques personnels ;
• 20 euros par mois pour le travailleur qui utilise son propre abonnement Internet ;
• 5 euros par mois pour le travailleur qui a bel et bien reçu un PC ou un ordinateur portable de son employeur, mais qui utilise à domicile un deuxième écran d’ordinateur lui appartenant ;
• 5 euros par mois pour le travailleur qui a bel et bien reçu un PC ou un ordinateur portable de son employeur, mais qui utilise à domicile son propre scanner et/ou sa propre imprimante pour son travail.

Ces indemnités peuvent être combinées à l’indemnité forfaitaire pour les frais généraux de bureau. Toutefois, vous ne pouvez pas combiner le forfait ci-dessus de 20 euros pour le PC privé avec celui de 5 euros.

3. Mobilier de bureau

L’employeur peut également indemniser séparément le mobilier de bureau du travailleur. Il n’y a pas  de frais forfaitaires fixés à cet égard. L’employeur doit donc les indemniser à leur valeur réelle, et également avoir les pièces justificatives nécessaires à cet effet. En outre, il doit conclure des accords clairs avec le télétravailleur sur ces indemnités, celles-ci étant de préférence liées à la durée d’utilisation normale de ce mobilier (période d’amortissement).

L’employeur peut également prêter ce matériel et ces meubles au travailleur. L’employeur en restera alors le propriétaire. Il s’agit d’une autre façon d’indemniser ces frais de télétravail pour le travailleur. D’autres règles s’appliqueront alors sur base de circulaires différentes.