Ontex professionaliseert rekruterings- en selectieproces

Ontex is een sterk groeiend Belgisch bedrijf met een groot potentieel. De producent van onder meer babyluiers, maandverbanden en incontinentieluiers heeft haar hoofdzetel in Aalst en vestigingen over de hele wereld. Ontex telt momenteel meer dan 8000 werknemers en maakt als beursgenoteerd bedrijf deel uit van de BEL20. En dat merken ze aan het aantal sollicitanten. Veel kandidaten willen deel uitmaken van deze bloeiende dynamiek. De intense groei van een onderneming heeft dan ook een belangrijke impact op de manier waarop werknemers gerekruteerd worden.

De profielen die ze bij Ontex in Aalst zoeken zijn heel gevarieerd: van marketeers en IT’ers tot medewerkers op de dienst logistiek, financiën en supply chain. Tot voor kort gebeurde een sollicitatieproces bij Ontex zoals bij de meeste kmo’s: het gesprek werd afgenomen door de manager en de evaluatie werd voor een deel beïnvloed door persoonlijke indrukken. Ook liet het bedrijf veel talent dat zich aanbood, weer varen, omdat het de profielen van sollicitanten niet systematisch bijhield in een talent pool.

Ontex klopte aan bij Acerta met de vraag om hen te ondersteunen bij de rekrutering en selectie en gaandeweg de aanwervingsprocessen te evalueren en bij te sturen.

“Elke sollicitant is een potentiële klant. We willen die dan ook graag van een correct antwoord inclusief feedback kunnen voorzien”, zegt Peter De Cock, Talent Director bij Ontex. “Acerta stelde ons een praktijkgerichte aanpak voor met aandacht voor onze bedrijfscultuur, terwijl we bovendien betere en efficiëntere resultaten behalen.”

In een eerste fase ging Acerta aan de slag om het bedrijf te oriënteren. Hoe verloopt de personeelsplanning en hoe wordt er bij aanvang gerekruteerd? Het hele hr-verhaal is in kaart gebracht, net als een aantal concrete wensen uit de business zoals de vraag naar opleiding over het voeren van selectiegesprekken.

Vervolgens zette Acerta een geautomatiseerd sollicitatiesysteem op. Elke kandidaat die bij Ontex solliciteert wordt nu opgenomen in het proces. Wordt hij niet weerhouden, krijgt hij per e-mail een bedanking. Wordt hij wel geselecteerd, dan krijgt hij een e-mail over het verdere verloop van de selectieprocedure. Daarbij wordt nu een database aangelegd van alle sollicitanten. Zo bouwt Ontex een talent pool waar het bedrijf zelf in kan zoeken bij nieuwe vacante functies.

Ook vrije sollicitanten worden in deze database opgevangen en kunnen via duidelijke selectiecriteria opgezocht worden bij nieuwe vacatures. “Dit levert betere resultaten dan enkel en alleen met headhunters te werken. Bij de kosten-batenanalyse merken we dat er vroeger veel geïnvesteerd werd in externe rekrutering, terwijl het talent soms gewoon in de eigen database zit”, weet Acerta consultant Karel Vergauwen.

Dit wil niet zeggen dat er nooit meer wordt samengewerkt met externe rekruteringsbureaus. Voor knelpuntberoepen of zeer specifieke profielen wordt er zeker nog beroep gedaan op de specifieke expertise van deze bureaus.

Dankzij deze talent pool en de tussenkomst van Acerta wordt de rekrutering nu meer onderbouwd door objectieve selectiecriteria per profiel. Zo kan het juiste talent op een efficiënte manier benaderd en geselecteerd worden.

Na de aanwerving is er ook aandacht voor integratie en evaluatie van de nieuwe werknemer. Dat is minstens even belangrijk om mensen hun talent te laten ontplooien. Op een informele manier wordt er tijd geïnvesteerd in de contacten op de werkvloer. Er wordt bijvoorbeeld een speeddate met elke dienst georganiseerd waarbij de nieuwe werknemer kan kennismaken met zijn collega’s.

Initieel wou Ontex Acerta betrekken in het operationele rekruterings- en selectieproces. Het wederzijds vertrouwen maakte dat Ontex al snel besloot om in samenwerking met de Acerta consultants het hele rekruteringsproces technisch en operationeel te verbeteren. In een AS IS-analyse aan de hand van stakeholdergesprekken en bestaande documentatie, bracht Acerta het aanvankelijke proces in kaart.

“Hr-managers staan vaak terughoudend tegenover onze komst. Omdat ze vrezen dat we hun taak gaan overnemen of dat we hun methode in twijfel trekken. Dat is niet onze bedoeling. Met ons inlevingsvermogen en onze expertise van buitenaf, bieden we simpelweg nieuwe inzichten. Een AS IS-analyse stelt ons in staat om verbeterpunten te concretiseren een rekrutering- en selectiecyclus efficiënter te maken. Ontex had dat snel door en sprong op de kar”, weet Tom Vlieghe, Business Unit Manager van Acerta Careercenter, die de analyse bij Ontex leidde.

 “Acerta stelde ons een praktijkgerichte aanpak voor met aandacht voor onze bedrijfscultuur, terwijl we bovendien betere en efficiëntere resultaten behalen. Er zijn heel veel spelers op de markt die met te veel theorie komen aandraven, maar bij ons is het belangrijk om de focus op de mensen te houden. De AS IS-analyse van Acerta beantwoordde perfect aan mijn verwachtingen. Op basis van deze analyse konden wij ons rekruterings- en selectiebeleid op de juiste deeldomeinen uitbouwen en professionaliseren. De mensen binnen Ontex zijn de fundamenten van onze onderneming, het is niet meer dan logisch dat we voor een goede architectuur van onze hr zorgen”, besluit Peter De Cock van Ontex.