Wat als je medewerkers hun vakantiedagen opsparen?

Net zoals vorig jaar hebben de Belgische werknemers hun vakantiedagen opgespaard. De coronacrisis zorgt ervoor dat werknemers ‘zuiniger’ zijn met hun vakantiedagen, en eerder een afwachtende houding aannemen. Na de zomervakantie liggen de vakantiecijfers dit jaar nog duidelijk onder het gemiddelde. In de periode van januari tot en met augustus 2021 ging 6,1% van de werkbare uren naar vakantie. In 2019 lag dat cijfer in dezelfde periode nog op 6,6 %, en zelfs in 2020 waren er na de zomervakantie al meer vakantiedagen opgenomen dan dit jaar. Vooral jongeren lijken dit jaar het zuinigst te zijn met de vakantie.

Wettelijke vakantiedagen moeten, volgens de Belgische wetgeving, opgenomen worden voor het einde van het jaar. Aangezien werknemers tot nu toe ‘zuinig’ geweest zijn met hun vakantiedagen, riskeert de werking van organisaties in gedrang te komen dit najaar. Want hoe meer werknemers nog vakantie moeten opnemen in een kortere periode, hoe groter de kans op overlap is. En dan wordt het moeilijk om de continuïteit te garanderen.

Tijdens de populaire vakantieperiodes kan het moeilijk zijn om de vakantieplanning in goede banen te leiden. Denk maar aan de herfst- en kerstvakantie. Bovendien zal waarschijnlijk ook Wapenstilstand (dit jaar op een donderdag) tot heel wat ‘verlengde weekends’ leiden.

De belangrijkste tip? Goede afspraken maken. Ga in overleg met de medewerkers, want vakantie moet altijd gepland en opgenomen worden met instemming van zowel werkgever als werknemer. De werkgever kan de werknemer niet opleggen wanneer en hoe lang hij vakantie moet nemen. De werknemer kan niet zonder meer van het werk wegblijven om reden van vakantie. Hij moet de toestemming krijgen van zijn werkgever.

Het is perfect mogelijk dat er een collectief akkoord gesloten werd over de vakantieplanning in een organisatie. De sector heeft als eerste de kans om te beslissen. In de praktijk gebeurt dit in zeer weinig sectoren. Als de sector niets beslist heeft, dan kan de ondernemingsraad beslissen wanneer de onderneming collectief zal sluiten. Is er geen ondernemingsraad of geen beslissing hierover door de ondernemingsraad, dan kan de syndicale delegatie dit doen. Is er geen syndicale delegatie of dat orgaan neemt geen beslissing, dan leggen de werkgever en de werknemers de data en duur van de vakantie vast. Wanneer werkgever en werknemers(vertegenwoordigers) de data en duur van de vakantie bepalen, gaat het om collectieve vakantie. Dan sluit de hele onderneming of de afdelingen waarvoor vakantie werd afgesproken.

In de meeste gevallen zullen werkgever en werknemer individueel afspreken wanneer en hoe lang de werknemer vakantie kan nemen. In de praktijk is het meestal de werknemer die een aanvraag indient en de werkgever of zijn aangestelde, keurt dit goed of keurt dit af.

Discussies kan je vermijden door goede afspraken te maken. In je arbeidsreglement kan je bijvoorbeeld al verschillende punten regelen. Enkele voorbeelden:

• Je kan de periode van de schoolvakanties bij voorkeur toekennen aan ouders die om deze periode vragen.
• Je kan een beurtrol toekennen om te organiseren wie het eerst kan kiezen.

Je kan ook altijd op voorhand polsen naar de intenties van de werknemer, zonder een echt akkoord te sluiten. Vrijblijvend vragen wanneer werknemers van plan zijn hun vakantie te nemen, kan snel duidelijk maken of er al dan niet conflicten zullen zijn. Wellicht zal er nog voldoende tijd zijn, om dit op te lossen. Maar dan is het nu tijd om te handelen zodat de vakantietellers op 31 december op nul staan.