Terugkeer naar de werkvloer, wat met de mobiliteit van je medewerkers?

De specifieke regels en afspraken over deze terugkeermomenten zijn momenteel nog niet bekend. Wat wel vaststaat is dat deze terugkeermomenten het woon-werkverkeer weer op gang kunnen brengen. Het hybride werken en het (on)veiligheidsgevoel van je medewerkers kan aanleiding geven tot andere mobiliteitskeuzes dan voor de pandemie.  We overlopen (nieuwe) mobiliteitsoplossingen en jouw verplichtingen i.v.m. jouw tussenkomst in de kosten van het woon-werkverkeer van je medewerker. 

De stelregel blijft dat je enkel tussenkomt voor de dagen dat de medewerker zich effectief naar het werk verplaatst. Voor de dagen waarop thuis gewerkt wordt, blijven de afgesproken onkostenvergoedingen van kracht.

Maakte je medewerker voor de coronapandemie gebruik van het openbaar vervoer en wenst hij/zij dat nu opnieuw te doen? Dan blijf je als werkgever verplicht hierin tussen te komen. Heeft je medewerker een lopend abonnement, dan blijft je werkgeverstussenkomst ongewijzigd. Sluit een werknemer een nieuw abonnement af, dan moet jij je houden aan een vastgelegd minimumbedrag van deze tussenkomst (onderhevig aan sectorale afspraken).

Moet je medewerker een afgelopen abonnement verlengen? Denk dan zeker na over de beste formule nu hybride werken de nieuwe normaal wordt. Een halftijds treinabonnement of losse dagticketten kunnen misschien wel voordeliger zijn.

Let op: kiest je medewerker voor de aankoop van losse dagticketten, ook dan ben je een tussenkomst in de aankoopkost verschuldigd. Legt je sector een verplichte derdebetalersregeling op, dan dien je deze te blijven toepassen in situaties van hybride werken. Kijk zeker eens na welke afspraken hierover binnen je sector of onderneming gemaakt zijn.

De NMBS heeft een flexibele abonnementsformule aangekondigd die zal toelaten om ofwel:

• 80 of 120 dagen binnen een periode van 12 maanden van en naar het werk te reizen
• of 6 of 10 dagen per maand van en naar het werk te reizen

Deze formule is mogelijk tussen twee vast bepaalde stations. Daarenboven zijn je werknemers niet gebonden aan vooraf bepaalde dagen, dit kunnen ze vrij kiezen.

In 2021 zal de formule via een proefproject worden uitgetest om in 2022 globaal te worden uitgerold. Er is nog geen officieel standpunt bekend hoe de werkgeverstussenkomst voor deze formule zal worden bepaald. We verwachten dat er in tussentijd gebruik gemaakt zal kunnen worden van de regeling voor de halftijdse treinkaart.

Door de nieuwe manier van werken kunnen/willen je medewerkers ook andere keuzes maken voor bus, tram of metro. Zoals voordien ben je hier ook een werkgeverstussenkomst verschuldigd, deze kan afhankelijk van de verkozen mobiliteitsformule variëren. Wordt de voorkeur gegeven aan de aankoop van losse dagticketten, dan zal je net zoals bij de trein, een werkgeverstussenkomst verschuldigd zijn.  Bekijk zeker ook de afspraken op sectoraal- en ondernemingsniveau, deze kunnen voordeliger zijn.

Een coronaveilig alternatief wordt geboden door de (elektrische) fiets. Je kan dan tot maximum 0,24 euro per kilometer (vrijgesteld) tussenkomen voor je werknemer. Nu je werknemers verplicht sporadisch naar het werk komen, mag het aantal dagen – zonder gevolg – afwijken van het vereiste aantal dagen om de vergoeding te ontvangen in je fietspolicy. Afspraken in je sector of onderneming kunnen deze of een andere verplichte fietsvergoeding opleggen of je kan natuurlijk ook vrijwillig tussenkomen.

Komt je werknemer met de eigen wagen naar het werk? Dan kan je door een sectorale- of ondernemings-cao verplicht zijn hen een verplaatsingsvergoeding te voorzien. Bestaat dit niet, dan ben je hiertoe niet verplicht.

Kiezen enkele medewerkers ervoor – mits respect voor de social distancing –  te carpoolen, ben je hen individueel de verplaatsingsvergoeding verschuldigd. Bestaat er reeds een regeling rond georganiseerd gemeenschappelijk vervoer, dan gelden de daarin voorziene vergoedingen.

Bied je een mobiliteitsbudget aan, dan kunnen je medewerkers die beschikken over een bedrijfswagen, of ervoor in aanmerking komen, hun bedrijfswagen inruilen voor een andere mobiliteitsmodus die bij het hybride werken past. Denk bijvoorbeeld aan een kleinere bedrijfsauto in combinatie met een fietslease. Krijgt je medewerker een nieuw jaarbedrag toegekend, kan hij vrij beschikken over dit budget en ook een aangepaste keuze maken.