In drie stappen naar een succesvol vakantiebeleid

In de eerste plaats beslissen sectoren over de vakantiedagen. De sector kan tot 31 december beslissen over de vakantiedagen van het daaropvolgend jaar. Het klassieke voorbeeld van collectief verlof is het bouwverlof in de bouwsector. Als de sectoren hierover geen afspraken laten vastleggen in een Koninklijk Besluit, dan valt de beslissing voor collectief of individueel verlof op niveau van de onderneming.

Als de werkgever kiest voor collectief verlof, dan zijn er afspraken nodig met de ondernemingsraad. Hier staat geen einddatum op, maar de ondernemingsraad legt dit best zo vroeg mogelijk vast. Aangezien de sectoren kunnen beslissen tot 31 december, is januari een goed moment om duidelijke afspraken te maken. Natuurlijk mogen afspraken op ondernemingsniveau niet in tegenstrijd zijn met eventuele sectorale afspraken. In sectoren waar vooraf geweten is dat de sociale partners hierover niets vastleggen, mag dat gerust eerder zijn.

Als er geen ondernemingsraad is, dan moeten de afspraken met de syndicale delegatie gemaakt worden. Is er geen syndicale delegatie, dan is het een afspraak tussen werkgever en alle werknemers. In dat laatste geval wordt er in de praktijk vaak een bericht opgehangen. Als er geen protest is, dan wordt de vakantieplanning impliciet aanvaard.

Vergeet niet de data van de jaarlijkse collectieve vakantie op te nemen in het arbeidsreglement en een afschrift te bezorgen aan de regionale directie van de Arbeidsinspectie – Toezicht op de sociale wetten.

Als de werkgever kiest voor een individuele aanpak, dan moet de vakantieplanning en -opname altijd in wederzijds akkoord tussen werkgever en werknemer gebeuren. Meestal stelt de werknemer data voor, en geeft de werkgever daarna zijn akkoord (of niet).

De populaire vakantieperiodes kunnen voor problemen zorgen. Denk maar aan de zomervakantie en de kerstvakantie. De vakantiewetgeving reikt werkgevers verschillende pistes aan om deze problematiek te vermijden. Je kan bijvoorbeeld voorrang geven aan ouders met kinderen tijdens schoolvakanties. Een andere oplossing is om een beurtrol op te zetten. Bijvoorbeeld: In 2022 mag persoon A eerst kiezen, gevolgd door persoon B en daarna persoon C. In 2023 mag persoon B eerst kiezen, gevolgd door persoon C en persoon A. Enz. De reglementering bepaalt ook dat elke werknemer recht heeft op een aaneengesloten periode vakantie van 2 weken voor volwassenen (en 3 weken voor minderjarigen) tussen 1 mei en 31 oktober.

Je kan ook een minimumbezetting eisen (eventueel per team) in je organisatie. Om alles in goede banen te leiden, kan er een jaarplanning opgesteld worden (op teamniveau), zodat iedereen elkaars vakantieplanning ziet en erop kan inspelen (een minimale bezetting respecteren, onderling data afspreken tussen collega’s…). Dat kan gemakkelijk via een Excel-document. Eenmaal die planning goed in elkaar zit, dan kunnen de werknemers hun verlof aanvragen bij de werkgever. Dat is beter dan wanneer de werknemer reeds officieel aangevraagde en goedgekeurde vakantie terug wil intrekken, want eenmaal goedgekeurd is de werkgever niet verplicht terug te komen op een aanvraag. Dat moet opnieuw in wederzijds akkoord gebeuren.

Het tijdig opgebruiken van de wettelijke vakantiedagen kan een probleem zijn. Soms hebben werknemers op het einde van het jaar nog veel dagen op de teller. Het is nochtans wettelijk verplicht dat je werknemers al hun wettelijke vakantiedagen opgebruiken voor het einde van het jaar. Bij controle kan een niet naleving hiervan leiden tot boetes. 

Een overschot aan wettelijke vakantiedagen op het einde van het jaar kan je gemakkelijk vermijden. Onze tip? Plan in september een moment in waarop je de vakantieplanning van je werknemers bekijkt. Zijn er werknemers die nog te veel dagen hebben staan, bijvoorbeeld meer dan twee weken? Dan breng je hen hiervan schriftelijk op de hoogte. Vraag hen om hun verlofdagen zo snel mogelijk in te plannen, zodat hun teller op nul staat op het einde van het jaar. Het is belangrijk dat je als werkgever kan bewijzen dat je je werknemers verwittigd hebt en hen de kans hebt gegeven tijdig hun verlof op te nemen. Hiervoor laat je best een brief ondertekenen voor ontvangst. Voor de werknemers zelf zal dat een trigger zijn om werk te maken van hun vakantieplanning zodat er tegen het einde van het jaar geen problemen zijn.