Hoe bepaal je de juiste thuiswerkformule?

Een succesvol thuiswerkbeleid, daar heb je vertrouwen voor nodig. Enerzijds vertrouwen tussen collega’s onderling, anderzijds het vertrouwen tussen leidinggevenden/management en de medewerkers. Gelukkig is dat vertrouwen er al, volgens een online bevraging van Acerta, KU Leuven en HR Square. Werkgevers gaan ervan uit dat werknemers hun job doen en schatten dat telewerk een positieve invloed heeft op autonoom en resultaatgericht werken.

De juiste thuiswerkformule is een formule op maat van de organisatie én de medewerkers. Het thuiswerkbeleid moet binnen je organisatie en de hr-strategie passen. Vertrek hiervoor vanuit de waarden van je organisatie en speel in op de noden van je teams en medewerkers. Je kan de algemene waarden en uitgangspunten generiek bepalen maar op teamniveau zal het concrete werk dienen te gebeuren om van thuiswerk een succes te maken.

Als we het hebben over de medewerkers, dan heb je misschien al gehoord van het verschil tussen integrators en separators. Sommige werknemers houden privé en werk liever strikt gescheiden (= separators), andere hebben er geen probleem mee dat dit door elkaar loopt (= integrators). Maar ook de thuissituatie van je medewerkers is van belang: zijn er kinderen thuis, of is het rustig in huis? Hoe groot is de woonwerkafstand? Het zijn allemaal factoren die een rol spelen in het bepalen van de juiste, op maat gemaakte, thuiswerkformule.

Andere factoren die een rol spelen in de thuiswerkmentaliteit zijn de leeftijd van de werknemer, de bedrijfssector en de bedrijfsgrootte. Dat blijkt uit een grootschalige werknemersbevraging van Acerta. Oudere werknemers willen minder thuiswerken dan jongere werknemers. In grote organisaties mogen medewerkers meer thuiswerken dan in kleine(re) organisaties. En ook de sector speelt een rol: in de overheidssector, informaticasector en farmaceutische industrie wordt er heel wat meer van thuis uit gewerkt dan in de voedings-en drankproductie of in de bouwsector.

Nog een opvallende conclusie uit online bevragingen van Acerta, is dat zowel werknemers en werkgevers gewonnen zijn voor een hybridemodel, waarbij er wekelijks enkele dagen van thuis uit wordt gewerkt en enkele dagen op kantoor.

De fysieke afstand van het thuiswerken mag niet in de weg staan van het teamgevoel. Natuurlijk zijn er grote verschillen tussen teams en de manier waarop die werken.

Zit je typisch veel achter je computer, in vergaderingen, op de baan, … deze type activiteiten spelen mee in de wijze waarop je samenwerking binnen een team organiseert en hoe en waarvoor teams met elkaar in interactie gaan.

De digitale maturiteit van een team is bijvoorbeeld belangrijk om rekening mee te houden: in welke mate zijn de processen gedigitaliseerd? Kunnen de verschillende medewerkers omgaan met die tools? En hoe kunnen communicatie-/samenwerkingstools goed geïntegreerd worden in de hybride manier van samenwerken?

Ook met de algemene maturiteit van het team moet je rekening houden. Teams die al jarenlang samenwerken, hebben al een teamgevoel opgebouwd. Teams waarbij de samenwerking nog redelijk nieuw is, zullen het moeilijker hebben wanneer de fysieke afstand groot is.

Stimuleer je teams om hun manier van samenwerking teherdenken. Het is eenvoudig om de oude gewoontes van een offline samenwerking te kopiëren naar een online samenwerking, maar dat heeft daarom niet het gewenste effect. Digitale tools bieden tal van mogelijkheden om op andere manieren online te connecteren. Stimuleer je teams om hier samen in te leren: leren kennen van de mogelijkheden en het omarmen van nieuwe gewoontes en gebruiken.

Thuiswerk is vaak gebaseerd op impliciete (ongeschreven) regels. Toch maak je die beter expliciet. Mag je bijvoorbeeld de telefoon negeren als je je gedurende een uur volop wil concentreren? Wat moet je prioriteit geven? Binnen welke tijdspanne moet je antwoorden op een e-mail? Antwoorden op deze vragen kan je in een team charter formuleren, dat teamafspraken over doel, organisatie en normen bevat.