Flexibel werken: wat zijn de juridische mogelijkheden?

De sociale wetgeving biedt een wettelijk kader voor het gebruik van glijdende uren, waardoor je werknemer een zekere flexibiliteit in begin- en einduur van de arbeidsdag heeft met respect voor zijn of haar wekelijkse werktijden.

Glijdende uurroosters bestaan enerzijds uit stamtijden, dit zijn vaste periodes waarbinnen je werknemer verplicht aanwezig moet zijn en ter beschikking moet staan, en anderzijds glijtijden, de variabele periodes waarbinnen je werknemer zelf het begin en het einde van de arbeidsdag kan bepalen alsook de eventuele voorziene pauzes. Het glijdend uurrooster is dus geen opgelegd en op voorhand bepaald uurrooster. Uiteraard moet de werknemer rekening houden met de organisatie van de onderneming en mag hij niet meer werken dan 9 uur per dag.

Om gebruik te kunnen maken van glijdende werktijden, moet je de glijdende uurroosters voorzien in een ondernemings-cao of door wijziging van het arbeidsreglement. Ook een verruiming van een eventueel bestaande regeling van glijdende werktijden moet via dezelfde weg gebeuren. Bovendien moet er een systeem van tijdsopvolging aanwezig zijn in de onderneming.

Sommige werknemers hebben tijdens de periode van de coronacrisis veel overuren gepresteerd. Doorgaans moet je werknemer inhaalrust kunnen nemen om de gepresteerde overuren te compenseren op een later moment. Je zou samen met je werknemer kunnen overeenkomen dat hij de opgebouwde uren inhaalrust opneemt om tijdig aan de schoolpoort te kunnen staan of om de woensdagnamiddag met de kinderen door te brengen.

Via loopbaansparen kan je werknemer onder andere overuren en extralegale vakantiedagen opsparen om op een later tijdstip betaald afwezig te kunnen zijn. Zo kan je werknemer bijvoorbeeld voor overuren die hij vorig jaar opgespaard heeft vandaag inhaalrust nemen. 

Misschien heb je al een systeem van loopbaansparen? In dat geval zou je werknemer kunnen vragen om de opgespaarde uren nu op te nemen om zijn werkdag vroeger te kunnen beëindigen of later te kunnen starten of om de woensdagnamiddag voor de kinderen te zorgen. Heeft je werknemer nog geen uren opgespaard, dan zal hij er nog geen gebruik van kunnen maken.

Je kan loopbaansparen invoeren in je onderneming via een collectieve arbeidsovereenkomst. Het invoeren is echter enkel mogelijk in ‘geactiveerde sectoren’.  Als je onderneming geen deel uitmaakt van deze paritaire comités kan je toch actie ondernemen door je sector zelf te activeren.

Veel werknemers hebben ten gevolge van de coronapandemie nog heel wat vakantiedagen over die zij hiervoor zou kunnen inzetten. De werknemer kan vragen om bepaalde dagen of uren betaalde vakantie op te nemen. Het moment waarop jaarlijkse vakantie genomen wordt, moet altijd in onderling akkoord tussen werkgever en werknemer bepaald worden. De werknemer kan zijn verlof dus niet opdringen of de dag na zijn afwezigheid verwittigen. Wordt het verlof opgenomen zonder voorafgaande toestemming, dan kan je het beschouwen als een ongewettigde afwezigheid.

Heeft je werknemer zijn vakantiedagen uitgeput, dan zou hij een dag of een aantal uren verlof zonder wedde kunnen vragen. Ook hiervoor heeft hij jouw akkoord nodig. Is een dergelijk akkoord er niet, dan kan je ook hier uitgaan van een ongewettigde afwezigheid.

Om tijdig aan de schoolpoort te kunnen staan, kan je werknemer zijn loopbaan verminderen met 1/5 of 1/10 door gebruik te maken van ouderschapsverlof om zorg te dragen voor zijn kind jonger dan 12 jaar. Werkgever en werknemer kunnen overeenkomen om de vermindering (bv. in geval van een 1/5-tijdskrediet 7,6 uren in een 38-urenweek) te spreiden over de werkweek zodat de werknemer elke dag een beetje vroeger kan stoppen. Daarbij moeten wel de regels rond deeltijdse arbeid gerespecteerd worden en de gemiddelde verminderde tewerkstelling moet bereikt worden binnen de referteperiode (in principe 3 maanden, verlengbaar tot 1 jaar) en in elk geval binnen de periode waarvoor het ouderschapsverlof werd aangevraagd.

Wil je werknemer afwezig zijn op woensdagnamiddag om voor de kinderen te zorgen, dan kan hij gebruik maken van het 1/10 ouderschapsverlof. In tegenstelling tot andere vormen van ouderschapsverlof kan 1/10 ouderschapsverlof schriftelijk en binnen een maand na het verzoek van de werknemer door de werkgever worden geweigerd. Als je voltijdse werknemer 1/5 ouderschapsverlof aanvraagt om woensdag de hele dag afwezig te kunnen zijn, dan kan je zijn aanvraag echter niet zomaar weigeren. Uitstellen is soms wel mogelijk.

In elk geval, moet jouw werknemer een bepaalde termijn respecteren voor zijn aanvraag. De aanvraag voor ouderschapsverlof moet tussen de 3 tot 2 maanden voor de gewenste ingangsdatum van het ouderschapsverlof gebeuren. Vraagt jouw werknemer op dit moment nog ouderschapsverlof aan om in te gaan in september, dan kan je het ouderschapsverlof dus weigeren (zelfs als het gaat om een ouderschapsverlof 1/5) . Ben je er toch mee akkoord, ondanks dat je werknemer de aanvraagtermijn niet respecteerde, dan leg je dit best samen met je werknemer schriftelijk vast.

Je werknemer kan vragen om 1/2 of 1/5 tijdskrediet te nemen voor het verzorgen van zijn kind jonger dan 8 jaar wanneer hij voldoet aan alle voorwaarden. Een 1/5 tijdskrediet moet echter steeds opgenomen worden door 1 dag per week of twee halve dagen minder te werken (behoudens uitzonderingen vastgelegd bij cao of in het arbeidsreglement maar dat kan maar in een beperkt aantal gevallen). Vraagt je werknemer om een 1/2 tijdskrediet te nemen, dan kan de wijze van opname van de uren tijdskrediet overeengekomen worden. Daarbij moeten wel de regels rond deeltijdse arbeid gerespecteerd worden en de gemiddelde verminderde tewerkstelling moet bereikt worden binnen de referteperiode (in principe 3 maanden, verlengbaar tot 1 jaar) en in elk geval binnen de periode waarvoor het tijdskrediet werd aangevraagd.

Wil je werknemer enkel op woensdagnamiddag afwezig zijn door middel van tijdskrediet, dan zou dit neerkomen op een vermindering van zijn loopbaan met 1/10. Deze mogelijkheid is niet voorzien in het kader van tijdskrediet. Dergelijke aanvraag kan je dus zonder meer weigeren. Vraagt jouw werknemer echter tijdskrediet voor de hele dag op woensdag, dan vormt dit een vermindering van de loopbaan met 1/5, de welke wel mogelijk is indien alle voorwaarden voldaan zijn.

Wat zijn je mogelijkheden als werkgever?

Ben je een werkgever met ten hoogste 10 werknemers, dan kan je je verzetten tegen de aanvraag van tijdskrediet en de aanvraag weigeren. Stel je meer dan 10 werknemers te werk, dan is het in de eerste plaats aangewezen om na te kijken of de werknemer voldoet aan alle voorwaarden voor tijdskrediet. Is dat niet zo, dan kan je het tijdskrediet weigeren.

Eén van de voorwaarden is dat jouw werknemer een correcte aanvraagtermijn respecteert. Stelde je op 30 juni 2018 tot 20 werknemers te werk, dan moet jouw werknemer zijn vraag tot tijdskrediet in principe 6 maanden voorafgaand aan de gewenste ingangsdatum stellen. Had je meer dan 20 werknemers in dienst, dan bedraagt deze termijn 3 maanden.

Doet jouw werknemer zijn aanvraag nu pas, dan heeft hij deze termijn niet gerespecteerd en zou je het tijdskrediet op basis daarvan kunnen weigeren. Ben je toch akkoord om het tijdskrediet toe te staan, dan kan je in onderling akkoord met jouw werknemer afwijken van de termijn. Dit leg je dan best schriftelijk vast.

Zowel voor het tijdskrediet als het ouderschapsverlof zijn er nog mogelijkheden tot uitstel of weigering.

Ondernemingen met meer dan 10 werknemers

Om in ondernemingen met meer dan 10 werknemers te vermijden dat er te veel werknemers gelijktijdig afwezig zouden zijn, is er een drempel en voorkeurs- en planningsmechanisme van toepassing. Zodra het totaal aantal werknemers dat in tijdskrediet is de drempel van 5% bereikt, zal de volgende werknemer die een aanvraag doet moeten wachten tot er een plaats vrijkomt. De drempelberekening gebeurt op basis van het aantal werknemers dat je in dienst had op 30 juni van het voorgaand jaar.  Deze drempel is alleen van toepassing op tijdskrediet en niet op ouderschapsverlof.

Gedurende de periode waarin maatregelen werden opgelegd om corona te bestrijden was telewerk de norm. Met uitzondering van Brussel, is dat sinds 1 september in Vlaanderen en Wallonië niet langer het geval. De bestaande wettelijke kaders rond structureel en occasioneel telewerk herleven terug. In beide gevallen organiseert de telewerker zelf zijn werk binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur. Dat betekent dat de werknemer het aantal uren dat voorzien is in het werkrooster moet presteren, zonder dat daarbij het werkrooster strikt moet worden nageleefd. De werknemer zou bijvoorbeeld een uurtje weg kunnen om de kinderen op te halen als hij dat uurtje later op de dag bijwerkt. Om discussies en verrassingen te vermijden is het dan ook aangewezen en nuttig om de nodige afspraken te formaliseren in de schriftelijke telewerkovereenkomst en kan je hen vragen om bepaalde momenten zeker bereikbaar te zijn.

Wil je werknemer zelf een opleiding volgen, dan heeft hij misschien recht op educatief verlof (Brussels en Waals gewest) of Vlaams opleidingsverlof. Dit geeft je medewerkers het recht om afwezig te zijn met behoud van (begrensd) loon voor het volgen van een erkende opleiding. Voor het schooljaar 2021-2022 wordt er een tijdelijk gezamenlijk initiatiefrecht voor het Vlaams opleidingsverlof in het leven geroepen, waarbij zowel werknemer als werkgever een opleiding kunnen voorstellen.

Op de ministerraad van 23 juli 2021 werd bovendien een verhoging met 2% van de loongrens voor het educatief verlof/ Vlaams opleidingsverlof tot 3.047 euro bruto per maand goedgekeurd voor het schooljaar 2021 – 2022. Dit bedrag is pas definitief na publicatie van het koninklijk besluit in het Belgisch Staatsblad.