Mag je het werkrooster van je deeltijdse werknemers aanpassen?

Wil je het werkrooster van je deeltijdse medewerkers aanpassen? Dan is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen werknemers met een variabel werkrooster en werknemers met een vast werkrooster.

Als je werknemer met een variabel werkrooster werkt, dan  kan je makkelijk zelf bepalen op welke tijdstippen er moet gewerkt worden. Je blijft gewoon 5 werkdagen vooraf (of korter, afhankelijk van de door de sector en in je arbeidsreglement voorziene periode) een werkrooster aankondigen dat binnen het tijdskader dat in je arbeidsreglement voorzien is, past.

Als je werknemer met een vast werkrooster werkt, dan kan je tijdelijk een gewijzigd uurrooster overeenkomen. Hiervoor vraag je wel best het schriftelijk akkoord van je werknemer. Voeg het gewijzigd uurrooster ook toe als bijlage bij de arbeidsovereenkomst.

Zorg er steeds voor dat het gewijzigd uurrooster binnen de grenzen van één van de werkroosters of binnen het tijdskader van het arbeidsreglement past. Is dat niet het geval? Dan moet je in principe het arbeidsreglement wijzigen.

Enkel indien er geen enkele discussie over kan bestaan dat je je werkroosters moest wijzigen om tijdelijk rechtstreeks het coronavirus te bevechten, of om je werkorganisatie aan te passen aan de maatregelen opgelegd door de overheid (bijvoorbeeld om de social distancing te respecteren), kan je je werknemers tijdelijk buiten deze grenzen laten werken.  Doe dit dan wel in overleg met de eventuele vakbondsafvaardiging. 

Wanneer je deeltijdse medewerkers andere werkroosters hanteren dan oorspronkelijk voorzien, dan moet je rekening houden met mogelijke toeslagen en inhaalrust, en zelfs een mogelijke wijziging van de arbeidsovereenkomst.

Deeltijdse werknemers, die (1) een bepaald aantal uren afwijken van hun werkrooster, zonder hier zelf schriftelijk om gevraagd te hebben, of (2) meer presteren dan hun gemiddelde wekelijkse arbeidsduur, hebben mogelijk recht op toeslag. Voor werknemers met een vast werkrooster gaat het al om 12 uur per maand dat op een ander tijdstip werd gepresteerd en/of bovenop het normale werkrooster. Net daarom raadt Acerta werkgevers uitdrukkelijk aan om het tijdelijk gewijzigd uurrooster toe te voegen als bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Dan is er duidelijk sprake van een schriftelijk akkoord.

Bij variabele werkroosters heb je net iets meer speling. Daar bedraagt de toegelaten afwijking 3 uur en 14 minuten maal het aantal weken van de in het arbeidsreglement opgenomen referteperiode. Houd dan wel ook rekening met de uren die deze werknemer boven zijn gemiddelde wekelijkse arbeidsduur presteert. Elke week tel je het voor je werknemer voordeligste resultaat mee, ofwel het aantal uren dat werd afgeweken van het werkrooster zonder dat de werknemer dit gevraagd had, ofwel het aantal uren dat meer dan de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur werd gepresteerd.

Bijvoorbeeld: Heeft je werknemer een wekelijkse arbeidsduur van 20 uur, en laat je hem de ene week nu structureel 10 uur werken maar de andere week 30 uur om maximaal te spreiden? Hou dan alvast rekening met een afwijking van minstens 10 werkuren voor elke week dat deze werknemer 30 uren werkt.

Let wel op, want dat aantal kan dus snel oplopen. Het is soms beter om een tijdelijk vast werkrooster met een cyclus overeen te komen, dat je toevoegt aan de arbeidsovereenkomst.

Hou ook rekening met mogelijke inhaalrust en een eventuele vraag tot aanpassing van de arbeidsovereenkomst. De in de arbeidsovereenkomst voorziene wekelijkse arbeidsduur moet gerespecteerd worden over de periode die werd vastgelegd in je arbeidsreglement. Probeer hier dus zoveel mogelijk rekening mee te houden. Daarnaast ben je in principe niet verplicht om inhaalrust te geven. Je werknemer heeft hier echter wel recht op wanneer je over een periode van 13 weken gemiddeld minstens 20% extra laat werken. Je werknemer kan in de plaats daarvan ook vragen om de arbeidsovereenkomst aan te passen. Dat kan zelfs al van zodra je werknemer met jouw toestemming in diezelfde periode tenminste gemiddeld 1 uur extra werkt, ook al heeft je werknemer deze extra uren zelf gevraagd..

Elke afwijking van het vastgelegde uurrooster moet steeds correct en tijdig worden bijgehouden via het systeem van tijdsregistratie dat je toepast.  Extra gepresteerde uren betaal je elke maand (voor een vast werkrooster) of op het einde van de referteperiode (voor een variabel werkrooster) sowieso bovenop.